Gli eventi: uno strumento di marketing per la tua azienda

by Gaia Caranti, tesoriere di JEBO

Come realizzare un evento indimenticabile? Le parole chiave sono sicuramente pianificazione, puntualità e prontezza. In questo articolo scoprirai tutti i retroscena dell’organizzazione di un evento di successo, tramite consigli pratici che potrai applicare in prima persona.

Tipi di eventi

In base all’obiettivo che si intende perseguire è necessario selezionare il format più adeguato. Possiamo distinguerne in particolare 4: la conferenza, la tavola rotonda, l’evento di lancio e il workshop.

Il primo è un incontro durante il quale esperti approfondiscono tematiche specifiche, solitamente con fini formativi o informativi. La roundtable, invece, si distingue in quanto rappresenta un momento in cui ospiti e partecipanti discutono e si confrontano su vari punti di vista, con un moderatore che gestisce la conversazione. 

L’evento di lancio nasce con lo scopo di generare interesse verso il nuovo prodotto e per questo il target è rappresentato solitamente dai potenziali clienti, mentre il workshop è un vero e proprio laboratorio in cui tutti i partecipanti lavorano attivamente.

Obiettivi degli eventi

L’obiettivo è il primo aspetto da prendere in considerazione quando si decide di organizzare un evento e può essere di diversa natura: lanciare un prodotto, fare divulgazione, rafforzare la propria community o festeggiare un traguardo. 

Gli eventi stanno anche assumendo un peso sempre più rilevante all’interno delle strategie di marketing e di comunicazione delle aziende. Ciò nasce dal fatto che la possibilità di far vivere ai partecipanti un’esperienza concreta crea necessariamente un maggior coinvolgimento, che ti permetterà di fidelizzare i tuoi clienti attuali e di acquisirne di nuovi.

Gli Ospiti

Affinché un evento abbia successo, la scelta degli ospiti è uno degli elementi chiave. Ma come scegliere gli speaker perfetti? 

Spesso l’idea migliore può essere quella di chiamare uno speaker esterno prestigioso in grado di generare impatto e allo stesso tempo di convincere le persone a partecipare, è tuttavia fondamentale ingaggiare una figura in linea con i valori della tua realtà. 

Apparentemente trovare una persona che soddisfi tutti questi requisiti può sembrare un’impresa ardua, ma molti non sono a conoscenza dei numerosi canali che si possono utilizzare, a partire da quelli più banali come le conoscenze dirette e i contatti su LinkedIn fino ad arrivare a siti appositi, come Speakerhub e a-speakers.

Partner e sponsor

Collaborare con altre realtà può essere l’elemento che ti permette di fare un salto di qualità, rendendo possibile l’organizzazione di un evento indimenticabile. 

Facciamo però un po’ di chiarezza in primis sulla differenza tra sponsor e partner, per poi analizzare i diversi tipi di accordi che si possono stringere. 

La sponsorizzazione è sostanzialmente un accordo di tipo finanziario, nel quale l’organizzatore dell’evento espone il nome o il marchio dello sponsor sulla base di un compenso. Per quanto riguarda invece i partner, la collaborazione può essere molto più ampia e possiamo distinguerne tre tipi principali:

Main Partner: Oltre ad essere i principali finanziatori dell’evento possono prendere parte attiva, per esempio portando alcuni speaker o organizzando parte delle attività. 

Media Partner: Sono strettamente legati all’ambito della comunicazione e hanno lo scopo di creare una risonanza mediatica rilevante attraverso i canali della realtà partner (come social network o newsletter). 

Technical Partner: Come il nome suggerisce, sono coloro che offrono un supporto tecnico, per esempio attraverso la gestione degli strumenti audiovisivi o le riprese e foto. In alcune occasioni possono anche mettere a disposizione gadget e welcome kit.

La promozione

Abbiamo analizzato come organizzare un evento di successo step by step, è ora però fondamentale riuscire a comunicare il suo valore, altrimenti sarà impossibile coinvolgere i partecipanti. Scopriamo insieme alcune tecniche efficaci!

– Non esiste un social o un canale più efficace a priori, la scelta al contrario è strettamente legata al target dell’evento. Un webinar rivolto agli studenti universitari, per esempio, necessiterà di una strategia completamente diversa rispetto ad un seminario organizzato per professionisti. 

– Crea una landing page dedicata e identificabile a prima vista, inserendo tutti i dettagli utili, una value proposition in grado di generare interesse nei partecipanti e il modulo di registrazione. 

– Non sottovalutare l’importanza della promozione offline. Il passaparola rimane uno dei mezzi più potenti per incoraggiare la partecipazione, ricorda quindi di sfruttare ogni momento adatto per raccontare il tuo evento. Anche cartelli e locandine possono rivelarsi metodi di marketing efficaci se utilizzati al meglio.

Il post evento

Questa fase è tanto importante quanto la campagna pre-evento, è quindi fondamentale curarla al meglio per riuscire a lasciare davvero il segno. 

Innanzitutto, ringrazia i partecipanti attraverso una mail personalizzata e preoccupati di raccogliere i loro feedback, per esempio attraverso un questionario. Questi dati saranno di estrema importanza per avere un quadro completo sui punti da migliorare e su ciò che invece ha funzionato. 

Utilizza i canali social per raccontare l’evento, optando per contenuti di valore in grado di coinvolgere il pubblico. Un altro strumento molto potente che puoi sfruttare sono le attività di Public Relations, diffondendo per esempio dei comunicati stampa in grado di esprimere l’impatto generato.

Tip finale

Sii pronto agli imprevisti! Per quanto la pianificazione possa essere accurata, i contrattempi sono all’ordine del giorno quando si tratta di event management ed è in questi momenti che entra in gioco la bravura dell’organizzatore. Per riuscire a gestirli al meglio  è fondamentale definire uno (o più) piani di riserva sulla base dei diversi scenari che si possono presentare e stendere un piano di gestione del rischio per garantire la massima sicurezza a tutti i partecipanti.

Gaia Caranti 

Make. Lead. Inspire.

JEBO

Events: a marketing tool for your company

How to create an unforgettable event? The key words are definitely planning, punctuality and promptness. In this article you will discover all the background of the organization of a successful event, through practical tips that you can apply yourself.

Types of events

Depending on the objective that you intend to pursue, it is necessary to select the most appropriate format. We can distinguish 4 in particular: the conference, the round table, the launch event and the workshop.

The first is a meeting during which experts delve into specific issues, usually with training or information purposes. The roundtable, on the other hand, is distinguished in that it represents a moment in which guests and participants discuss and compare various points of view, with a moderator who manages the conversation. 

The launch event is born with the aim of generating interest in the new product and for this reason the target is usually represented by potential customers, while the workshop is a real laboratory in which all participants work actively.

Events objectives

The objective is the first aspect to take into consideration when deciding to organize an event and it can be of a different nature: launching a product, spreading the word, strengthening one’s community or celebrating a goal. 

Events are also becoming increasingly important in the marketing and communication strategies of companies. This stems from the fact that the possibility of making participants live a concrete experience necessarily creates a greater involvement, which will allow you to retain your current customers and acquire new ones.

Guests

For an event to be successful, the choice of guests is one of the key elements. But how do you choose the perfect speakers? 

Often the best idea is to call a prestigious external speaker who can generate impact and at the same time convince people to attend, but it is essential to hire a figure in line with the values of your reality. 

Finding someone who meets all of these requirements may seem like a daunting task, but many are unaware of the many channels you can use, starting with the more mundane such as direct connections and LinkedIn contacts and ending with special sites such as Speakerhub and a-speakers.

Partners and sponsors

Collaborating with other organizations can be the element that allows you to make a quantum leap, making it possible to organize an unforgettable event. 

However, let’s clarify first of all the difference between sponsor and partner, and then analyze the different types of agreements that can be made. 

Sponsorship is essentially a financial agreement, in which the event organizer displays the name or brand of the sponsor on the basis of a fee. As for partners, the collaboration can be much broader and we can distinguish three main types:

Main Partner: In addition to being the main financiers of the event, they can take an active part, for example by bringing some speakers or organizing part of the activities. 

Media Partner: They are closely related to the communication field and have the purpose of creating a relevant media resonance through the channels of the partner reality (such as social networks or newsletters). 

Technical Partner: As the name suggests, these are those who offer technical support, for example through the management of audiovisual tools or filming and photography. In some occasions they can also provide gadgets and welcome kits.

The promotion

We have analyzed how to organize a successful event step by step. It is now essential to be able to communicate its value, otherwise it will be impossible to involve the participants.

Let’s discover some effective techniques!

– There is no a priori more effective social or channel, the choice is closely related to the target of the event. A webinar aimed at university students, for example, will need a completely different strategy than a seminar organized for professionals. 

– Create a landing page dedicated and identifiable at first glance, including all the useful details, a value proposition able to generate interest in participants and the registration form. 

– Don’t underestimate the importance of offline promotion. Word of mouth remains one of the most powerful ways to encourage participation, so remember to take advantage of every suitable moment to tell people about your event. Signs and posters can also be effective marketing methods if used to their full potential.

The post-event

This phase is as important as the pre-event campaign, so it’s essential to take care of it in the best possible way to really make your mark

First of all, thank the participants through a personalized email and take care to collect their feedback, for example through a questionnaire. This data will be of extreme importance to get a complete picture of what needs to be improved and what worked instead. 

Use social channels to tell the story of the event, opting for valuable content that can engage the audience. Another powerful tool you can use is public relations, for example by issuing press releases that express the impact generated.

Final Tip

Be prepared for the unexpected!  No matter how carefully you plan, setbacks are commonplace when it comes to event management, and that’s when the organizer’s skill comes into play. To be able to manage them in the best possible way, it’s essential to define one (or more) backup plan(s) based on the different scenarios that may arise and to draw up a risk management plan to ensure maximum safety for all participants.

Gaia Caranti 

Make. Lead. Inspire.

JEBO

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.